Gestion de projet numérique : 8 outils et méthodes pour réussir

Les projets et campagnes numériques s’accompagnent souvent d’une série de défis qui peuvent nuire à leur réussite. Et dans de nombreux cas, les problèmes peuvent être aplanis par l’utilisation d’un outil de gestion de projet.

L’un des principaux problèmes est la complexité de la coordination entre les différentes équipes, plateformes et canaux. Lorsque des campagnes impliquent plusieurs parties prenantes (par exemple, des concepteurs, des spécialistes du marketing et des développeurs), il peut y avoir des problèmes de communication et des retards. Toutefois, les outils de gestion de projet permettent aux parties prenantes de communiquer sur leurs efforts, de fournir des mises à jour et d’ajuster les délais si nécessaire.

Il y a aussi la question de la mesure et de l’analyse du succès des campagnes numériques. Compte tenu du grand nombre d’indicateurs à suivre sur différentes plateformes, il peut être difficile de comprendre les données et d’en extraire des informations exploitables. Les outils de gestion de projet vous permettent d’intégrer des données provenant de différentes sources dans un cadre de reporting cohérent, ce qui vous aide à évaluer avec précision les performances et à optimiser les campagnes futures.

Les projets peuvent également être rendus difficiles par les attentes des clients et le retour d’information en temps réel, ce qui entraîne souvent des changements de dernière minute ou inattendus. Cela peut être stressant, mais les outils de gestion de projet permettent une boucle de rétroaction et une communication entre les parties prenantes en temps réel, de sorte que les campagnes peuvent être ajustées aussi rapidement que possible.

En centralisant la communication, les tâches, le retour d’information et les ressources, les outils de gestion de projet permettent de relever un grand nombre de défis communs aux campagnes numériques. Ce blog explore 8 outils populaires et vous donne des conseils pour gérer efficacement les projets.

Lisez la suite pour savoir comment rationaliser la collaboration, éviter les erreurs de communication, suivre les progrès, intégrer les données, créer des automatismes et gérer efficacement les attentes des clients.

8 outils pour la gestion de projets

Il existe de nombreux outils de gestion de projet sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités uniques adaptées aux différents besoins de l’entreprise. Le meilleur outil pour votre entreprise dépendra de facteurs tels que la taille de l’équipe, la complexité du projet et les objectifs spécifiques de la campagne.

Que vous recherchiez une meilleure collaboration, des analyses détaillées ou l’automatisation, le choix du bon outil peut faire une différence significative dans la réussite de votre campagne. Examinons-en quelques-uns :

1. ClickUp

Connu pour sa polyvalence, ClickUp propose des automatisations de flux de travail, des analyses en temps réel et des modèles personnalisables. Il s’intègre avec plus de 1 000 outils, ce qui en fait un excellent choix pour gérer des campagnes de marketing de bout en bout.

nécessitant une gestion détaillée des tâches et une collaboration. Il est particulièrement adapté aux projets marketing, informatiques et créatifs, pour lesquels le suivi des tâches, des délais et des flux de travail est essentiel. Bien qu’il s’agisse d’un excellent outil pour les petites et moyennes équipes, les grandes entreprises peuvent bénéficier des fonctions de sécurité et de personnalisation supplémentaires offertes dans les plans de niveau supérieur.

ClickUp propose plusieurs plans tarifaires pour s’adapter aux différentes tailles d’entreprises et à leurs besoins :

• Le plan Free Forever est idéal pour les freelances et les petites entreprises, offrant un nombre illimité d’utilisateurs, de tâches et de projets avec des fonctionnalités de base.
• Le Plan illimité coûte 7 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) et convient aux petites entreprises en pleine croissance, offrant des fonctionnalités telles qu’un stockage et des intégrations illimités.
• Le Business Plan (12 $ par utilisateur et par mois) convient mieux aux équipes de taille moyenne et offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des délais et de la charge de travail.
• Pour les grandes entreprises, les plans Business Plus (19 $ par utilisateur et par mois) et Enterprise (tarification personnalisée) offrent encore plus de fonctionnalités de personnalisation et de sécurité, telles que l’accès API et la conformité HIPAA.

Lorsqu’elles utilisent ClickUp, les entreprises devraient tirer parti de ses options de personnalisation, telles que les automatismes et les champs personnalisés, afin d’adapter les flux de travail aux besoins spécifiques de leur équipe.

Cependant, il faut s’attendre à une courbe d’apprentissage, car les nombreuses fonctionnalités de la plateforme peuvent sembler écrasantes au début. En outre, pour une meilleure communication, envisagez de l’intégrer à des outils de communication tiers, car les fonctions de collaboration natives de ClickUp peuvent ne pas être suffisantes pour toutes les équipes.

2. HubSpot

HubSpot n’est pas un outil de gestion de projet dédié comme ClickUp. Il est plus axé sur la gestion des relations avec les clients, l’automatisation du marketing et les processus de vente, mais il peut être adapté pour gérer certains projets, en particulier ceux qui sont directement liés aux activités en contact avec les clients, comme les campagnes de marketing ou les initiatives de vente.

En tant que puissant CRM (gestion de la relation client), HubSpot excelle dans le suivi des campagnes de marketing et l’analyse, et offre des fonctionnalités telles que la personnalisation dynamique et l’automatisation omnicanale. Il est idéal pour les entreprises qui ont besoin d’automatisations marketing avancées.

HubSpot est particulièrement bien adapté aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent évoluer rapidement et améliorer la gestion du cycle de vie de leurs clients. Sa polyvalence en fait un outil idéal pour les projets de vente, de marketing et de service à la clientèle, fournissant des outils pour tout ce qui concerne le marketing par courriel, la gestion des pipelines, le soutien à la clientèle et la billetterie.

HubSpot propose une gamme de plans tarifaires adaptés aux différents besoins des entreprises :

• Le Starter plan commence à 20 $ par mois et convient aux petites entreprises qui souhaitent accéder aux outils de vente, de marketing et de gestion de la relation client de base.
• Le plan Professionnel, à 890 $ par mois, ajoute des fonctionnalités avancées telles que l’automatisation du marketing, des rapports personnalisés et des analyses plus détaillées, ce qui le rend idéal pour les entreprises de taille moyenne en pleine croissance.
• Pour les grandes entreprises, le plan Enterprise démarre à 3 600 $ par mois et offre des fonctionnalités de premier plan telles que des rapports avancés et une évaluation prédictive des prospects.

Pour tirer le meilleur parti de HubSpot, il est essentiel d’investir du temps pour configurer efficacement ses fonctions d’automatisation et de gestion de la relation client. Pour les utilisateurs plus avancés, les plans de niveau supérieur de la plateforme offrent des options de personnalisation approfondies, mais celles-ci peuvent nécessiter une courbe d’apprentissage abrupte. HubSpot facture également des frais supplémentaires pour l’intégration aux niveaux Professionnel et Entreprise, alors préparez-vous à ces coûts initiaux au fur et à mesure que vous évoluez.

3. Hootsuite

Hootsuite est un outil axé sur les campagnes de médias sociaux, qui permet de rationaliser la programmation, le suivi et l’analyse du contenu sur diverses plateformes sociales. Il est particulièrement utile pour gérer plusieurs comptes, mais ne dispose pas de fonctions avancées de gestion de projet.

Hootsuite propose trois formules d’abonnement principales :

• Le plan Professionnel coûte 89 £ par mois (facturé annuellement) et comprend un utilisateur ayant accès à 10 comptes de médias sociaux, une programmation illimitée de posts et des analyses.
• Le Team plan est proposé au prix de 249 £ par mois et prend en charge jusqu’à trois utilisateurs gérant 20 comptes sociaux. Il ajoute des fonctionnalités telles que le suivi automatisé des liens et les calendriers de contenu social partagé.
• Le plan Enterprise Custom, avec une tarification personnalisée, s’adresse aux grandes équipes et prend en charge jusqu’à cinq utilisateurs avec des fonctionnalités avancées telles que les autorisations d’utilisateurs, les flux de travail d’approbation et la planification de campagnes.

Hootsuite est le mieux adapté aux petites et moyennes entreprises et aux agences qui gèrent plusieurs comptes de médias sociaux et qui ont besoin d’outils efficaces de planification de contenu et d’engagement. Il est particulièrement utile aux entreprises qui se concentrent sur des projets de gestion des médias sociaux, notamment la création de contenu, l’engagement du public et les campagnes publicitaires sur des plateformes telles que Facebook, Instagram et LinkedIn.

Pour tirer le meilleur parti de Hootsuite, tirez parti de ses intégrations avec des outils tels que Canva et Grammarly pour améliorer la création et la gestion de contenu. Utilisez ses fonctions d’analyse avancées pour suivre les performances et optimiser votre stratégie de médias sociaux.

Hootsuite est riche en fonctionnalités, mais certaines d’entre elles, comme l’écoute et les rapports avancés, nécessitent des modules complémentaires ou des forfaits de niveau supérieur. Vous pouvez commencer par un essai gratuit de 30 jours pour déterminer quel plan correspond le mieux à vos besoins.

4 Asana

Asana est un outil très populaire et facile à utiliser qui aide les équipes à organiser les tâches, à établir des calendriers et à suivre les progrès réalisés.

Asana est bien adapté aux entreprises de toutes tailles, mais il brille pour les mid-sized to large teams handling complex workflows and cross-team projects (équipes moyennes à grandes gérant des flux de travail complexes et des projets inter-équipes). Il est particulièrement efficace pour les projets qui nécessitent un suivi détaillé des tâches, des rapports et une collaboration entre plusieurs services, tels que le marketing, l’informatique et le développement de produits.

Lorsque vous utilisez Asana, il est essentiel de tirer parti de ses fonctions d’automatisation et de ses flux de travail personnalisés pour rationaliser votre gestion de projet. L’interface conviviale de la plateforme facilite l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, mais au fur et à mesure que vos projets gagnent en complexité, vous constaterez que les fonctionnalités avancées d’Asana, telles que l’automatisation basée sur des règles et la gestion de la charge de travail, deviennent indispensables.

Asana propose plusieurs formules d’abonnement :

• Le Personal plan est gratuit et convient parfaitement aux particuliers ou aux petites équipes comptant jusqu’à 10 membres, offrant des fonctionnalités de base telles que la gestion des tâches, les vues du tableau et un nombre illimité de projets.
• Le plan Starter coûte 9,49 £ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) et ajoute des fonctionnalités avancées telles que les calendriers, l’automatisation des flux de travail et la création de rapports, ce qui en fait la solution idéale pour les équipes en pleine croissance.
• Le Plan avancé, à 20,99 £ par utilisateur et par mois, inclut la gestion de portefeuille, des vues de la charge de travail et des intégrations avancées avec des outils tels que Salesforce et Adobe Creative Cloud, s’adressant à des équipes plus importantes et à des projets complexes.
• Pour les entreprises ayant besoin de plus de personnalisation et de fonctionnalités de sécurité, le plan Enterprise offre une tarification sur mesure avec des fonctionnalités telles que SAML, l’exportation de données et la conformité HIPAA.

5. Teamwork

Teamwork se distingue par sa flexibilité dans l’hébergement des données, ce qui le rend idéal pour les équipes qui doivent se conformer aux réglementations internationales en matière de protection des données. Il offre également un support client et une gestion des ressources de qualité.

Teamwork propose plusieurs formules d’abonnement :

• Le plan Free Forever convient aux petites équipes et offre des fonctions de gestion de projet de base pour un maximum de 5 utilisateurs et 2 projets actifs.
• Le plan Deliver coûte £10.99 par utilisateur et par mois (facturé annuellement) et est idéal pour les petites et moyennes entreprises, offrant des fonctionnalités telles que 100 Go de stockage et jusqu’à 300 projets.
• Le plan Grow est proposé à 19,99 £ par utilisateur et par mois, et s’adresse aux équipes plus importantes, avec 250 Go de stockage, des rapports avancés et jusqu’à 600 projets.
• Le plan Scale, 54,99 £ par utilisateur et par mois, comprend des fonctionnalités avancées telles que la planification des ressources, la gestion de la rentabilité et des rapports personnalisés.

Teamwork convient aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises, en particulier à celles qui gèrent le travail de leurs clients, comme les agences, les cabinets de conseil et les équipes de création. Il est idéal pour les projets qui nécessitent un suivi détaillé des tâches, une gestion du temps et une collaboration entre les équipes. Ses fonctionnalités, telles que le suivi du temps intégré, les modèles de projet et la gestion des ressources, en font un outil idéal pour la gestion de projets complexes basés sur les clients.

Pour tirer le meilleur parti de Teamwork, profitez de ses capacités de personnalisation, telles que la création de champs personnalisés, de modèles et d’automatisations pour rationaliser les flux de travail. La plateforme est conviviale, mais elle peut devenir envahissante en raison des nombreuses options de personnalisation. Il est donc essentiel de mettre en place des processus clairs dès le départ afin d’éviter les distractions.

6. Basecamp

Connu pour sa simplicité et son interface conviviale, Basecamp fournit des outils pour l’organisation de projets et la collaboration au sein d’une équipe. C’est un choix solide pour les petites et moyennes équipes qui ont besoin d’une plateforme centralisée.

Basecamp est idéal pour les équipes travaillant sur des projets qui privilégient la communication et la coordination plutôt que des fonctionnalités avancées de gestion des tâches. Les équipes créatives, les départements marketing et les cabinets de conseil peuvent particulièrement bénéficier de sa simplicité.

Basecamp propose deux formules d’abonnement principales :

• Le plan Basecamp Personal est gratuit et s’adresse aux indépendants, aux startups et aux petites équipes. Il comprend des fonctions essentielles de gestion de projet telles que des tableaux de messages, des listes de tâches et 500 Mo d’espace de stockage.
• Le plan Basecamp Pro Unlimited coûte 299 $ par mois (ou 349 $ s’il est facturé mensuellement) et offre un nombre illimité d’utilisateurs, un nombre illimité de projets, 5 To de stockage, un chat en temps réel et une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ce modèle de tarification forfaitaire est rentable pour les grandes équipes, car il couvre l’ensemble de l’organisation sans frais par utilisateur.

Pour une utilisation efficace, tirez parti des fonctions de communication en temps réel de Basecamp, comme Campfire (messagerie instantanée) et les tableaux d’affichage, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. C’est une plateforme facile à utiliser, mais elle manque d’outils avancés comme les diagrammes de Gantt ou la gestion des ressources ; envisagez donc des intégrations tierces si vous avez besoin de ces fonctionnalités.

7. Mailchimp

Mailchimp est l’outil idéal pour les campagnes de marketing par courriel, car il offre des outils de création par glisser-déposer, des modèles et des outils d’analyse. Bien qu’il excelle dans le domaine de l’email marketing, il présente des limites en matière de segmentation avancée et de reporting.

Mailchimp convient mieux aux petites et moyennes entreprises, en particulier celles qui se concentrent sur le marketing numérique et les campagnes d’e-mailing. Il est particulièrement efficace pour les projets qui nécessitent de l’email marketing, de la segmentation client et de l’automatisation, ce qui en fait une plateforme de choix pour les équipes marketing, les entreprises d’e-commerce et les agences.

Lorsque vous utilisez Mailchimp, il est important de surveiller attentivement vos listes de contacts, car les prix peuvent grimper rapidement avec un grand nombre de contacts, en particulier si les contacts désabonnés sont inclus. Bien que Mailchimp s’intègre à plus de 300 applications, les entreprises ayant des besoins plus avancés peuvent avoir besoin de passer à des plans de niveau supérieur pour accéder à des fonctionnalités telles que les automatisations en plusieurs étapes.

Mailchimp propose quatre plans d’abonnement principaux :

• Le plan Free convient aux particuliers ou aux startups et fournit des outils de marketing par courriel de base pour un maximum de 500 contacts et 1 000 envois de courriels par mois.
• Le plan Essentials commence à 13 $ par mois, offrant plus de fonctionnalités telles que les tests A/B, les modèles d’emails, et une assistance pour jusqu’à 50 000 contacts.
• Le plan Standard commence à 20 $ par mois et est conçu pour les entreprises en croissance, avec des automatisations avancées, des rapports améliorés et une prise en charge jusqu’à 100 000 contacts.
• Le Premium plan commence à 350 $ par mois et comprend une assistance prioritaire, une segmentation avancée et des audiences illimitées.

8. Trello

Trello est un outil de gestion de projet visuel qui utilise des tableaux et des cartes pour gérer les tâches et les flux de travail. Trello est particulièrement utile pour les équipes qui préfèrent une approche simple et visuelle du suivi de projet. Ses quatre principaux plans d’abonnement sont les suivants :

• Le plan Free est idéal pour les individus ou les petites équipes qui débutent, permettant jusqu’à 10 tableaux par espace de travail, un nombre illimité de cartes et des fonctionnalités de gestion des tâches de base.
• Le plan Standard coûte 5 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) et ajoute des fonctionnalités telles qu’un nombre illimité de tableaux, des listes de contrôle avancées et des pièces jointes de 250 Mo, ce qui le rend adapté aux petites entreprises.
• Le Premium plan, à 10 $ par utilisateur et par mois, inclut des vues de chronologie et de tableau de bord, des diagrammes de Gantt et une sécurité renforcée, ce qui en fait la solution idéale pour les équipes en expansion.
• Le plan Enterprise coûte 17,50 $ par utilisateur et par mois (avec un minimum de 25 utilisateurs) et est conçu pour les grandes entreprises qui ont besoin de contrôles administratifs et d’une sécurité avancés.

Trello convient mieux aux petites et moyennes entreprises et aux équipes qui recherchent un outil de gestion de projet facile à utiliser et orienté vers la visualisation. Il est particulièrement efficace pour les projets qui

bénéficient d’un suivi des tâches de type Kanban, tels que les campagnes de marketing, les projets créatifs et les collaborations d’équipe qui doivent être gérés de manière simple et visuelle.

Pour tirer le meilleur parti de Trello, commencez par son plan gratuit et explorez ses modules d’extension (intégrations) pour étendre ses fonctionnalités. Si votre équipe a besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que l’automatisation et la création de rapports, une mise à niveau vers les plans Standard ou Premium permettra de débloquer ces fonctionnalités. Toutefois, Trello n’offre pas autant de fonctionnalités que certains de ses concurrents, et il est donc préférable de l’utiliser pour des besoins de gestion de projet plus simples.

Méthodes pour l’utilisation des outils de gestion de projet

Pour garantir une collaboration harmonieuse et une progression efficace de vos projets numériques, il existe plusieurs bonnes pratiques à suivre. Tenez compte des tactiques suivantes avant de vous lancer :

1. Centraliser la communication: Utilisez votre outil de gestion de projet pour regrouper toutes les communications en un seul endroit. Au lieu de vous fier à des fils d’e-mails séparés ou à des applications de messagerie, utilisez le chat, les commentaires et les tableaux de messages intégrés à la plateforme pour centraliser les conversations relatives à des tâches ou des projets spécifiques et les rendre accessibles à l’ensemble de l’équipe.
2. Utiliser des modèles pour plus d’efficacité: De nombreux outils de gestion de projet proposent des modèles pour les tâches récurrentes ou les flux de travail. Gagnez du temps et maintenez la cohérence en créant et en utilisant des modèles pour les processus standard, tels que le lancement d’une campagne de marketing numérique ou l’accueil d’un nouveau client.
3. Prioriser l’attribution des tâches et fixer des délais précis: Attribuer des tâches spécifiques aux membres de l’équipe et fixer des délais précis pour garantir la responsabilité. La plupart des outils de gestion de projet vous permettent de suivre la progression, ce qui facilite l’identification des goulets d’étranglement et la redistribution des tâches si nécessaire.
4. Utilisez les fonctions d’automatisation: Tirez parti des fonctions d’automatisation pour réduire le travail manuel. Par exemple, mettez en place des automatismes qui font passer les tâches à la phase suivante lorsque la précédente est terminée, ou qui déclenchent des rappels pour les échéances à venir. Cela permet de rationaliser les flux de travail et d’améliorer l’efficacité.
5. Encouragez les contrôles réguliers: Programmez des contrôles réguliers ou des réunions de travail directement via le calendrier ou les fonctions de planification de l’outil. Cela permet à chacun de rester sur la bonne voie, de procéder à des ajustements rapides et de s’assurer que l’équipe reste alignée sur les objectifs du projet.
6. Timebox des tâches non traditionnelles: Timebox même les tâches les plus banales, comme répondre aux courriels ou consulter les médias sociaux, pour que l’équipe reste concentrée et disciplinée tout au long de la journée.
7. Utilisez la gamification: Transformez les étapes du projet ou les petites tâches en un jeu. Attribuez des points, des badges ou de petits prix aux membres de l’équipe qui atteignent certains objectifs, créant ainsi une atmosphère amusante et compétitive.
8. Embrassez la « non-planification »: Prévoyez du temps non structuré dans le calendrier de votre projet. Permettez aux membres de l’équipe de se concentrer sur la réflexion créative, la résolution de problèmes ou l’apprentissage de nouvelles choses sans être soumis à la pression des délais.

La véritable puissance de ces outils ne réside pas seulement dans leurs fonctionnalités, mais aussi dans la manière dont ils sont utilisés. En intégrant judicieusement un logiciel de gestion de projet dans votre flux de travail, vous pouvez favoriser une culture de la collaboration, de l’agilité et de l’innovation.

La clé est d’affiner continuellement la façon dont vous et votre équipe vous engagez avec ces plateformes. Expérimentez les automatismes, repoussez les limites de la personnalisation et procédez à des ajustements basés sur les données au fur et à mesure. Le bon outil n’est pas seulement une solution statique, c’est un partenaire dynamique dans votre quête permanente d’efficacité et de créativité.

Pour obtenir de l’aide dans vos efforts de gestion de projet, contactez-nous ici à purpleplanet.