Business Automation : 5 systèmes qui vous font gagner du temps et de l’argent

Les systèmes d’automatisation sont des outils, des logiciels et des technologies conçus pour effectuer des tâches répétitives, manuelles ou chronophages dans le but de réduire ou de minimiser l’intervention humaine.

Les entreprises qui ont recours à l’automatisation constatent que ces systèmes améliorent l’efficacité, libèrent des ressources et réduisent même les erreurs. En conséquence, les coûts opérationnels sont souvent réduits car ces tâches automatisées prennent moins de temps qu’auparavant. Si l’entreprise souhaite se développer, les automatismes déjà en place sont faciles à faire évoluer sans entraîner de coûts proportionnels.

Selon les processus qu’une entreprise décide d’automatiser, elle peut constater une amélioration de la satisfaction des clients, une formation plus complète du personnel, des cycles de vente plus rapides ou une gestion plus efficace des stocks (pour n’en citer que quelques-uns !).

La beauté de l’automatisation réside dans le fait que ses fonctions sont infinies et qu’elle peut être mise en œuvre dans une grande variété de secteurs. Quels que soient les besoins spécifiques de votre entreprise, il existe d’innombrables automatismes que vous pouvez mettre en œuvre pour économiser du temps, de l’argent et des ressources.

Cet article explore les différents types de systèmes d’automatisation, vous donne quelques conseils pour les utiliser et vous en recommande cinq qui optimiseront vos opérations. Plongeons dans l’univers de l’automatisation :

Types de systèmes d’automatisation des entreprises

Il est important que les entreprises connaissent les différents types de systèmes d’automatisation, car toutes les solutions d’automatisation ne conviennent pas de la même manière à toutes les organisations.

Si vous comprenez les options qui s’offrent à votre entreprise, vous pourrez sélectionner les outils et les processus qui correspondent à vos objectifs, à vos ressources et à vos défis opérationnels. Par exemple, les entreprises de commerce électronique peuvent donner la priorité à l’automatisation du marketing et de l’inventaire, tandis que les entreprises de SaaS peuvent choisir de se concentrer sur l’automatisation du support client et de la facturation des abonnements.

Voici plusieurs types de systèmes d’automatisation que vous devriez connaître :

• Gestion de la relation client : automatisation des tâches telles que le suivi des courriels, le suivi des prospects et la segmentation des clients. Par exemple, Hubspot.
• Support client : utilisation de chatbots pour résoudre les questions des clients. Par exemple, Zendesk.
• Marketing : vous pourriez automatiser les campagnes, les e-mails, la programmation des réseaux sociaux et les parcours clients personnalisés. Par exemple, Mailchimp.
• Ventes : automatiser des choses comme le scoring des prospects, la gestion du pipeline et la génération de propositions. Par exemple, Freshsales.
• Ressources humaines : rationalisation de la paie, du recrutement, de l’intégration et du suivi des performances. Par exemple, Workday.
• Finances et comptabilité : automatisation de la facturation, du suivi des dépenses, du calcul des taxes et des rapports financiers. Par exemple, Xero.
• Chaîne d’approvisionnement et gestion des stocks : automatisation du traitement des commandes, du suivi logistique et de la gestion des niveaux de stocks. Par exemple, SAP.
• Flux de travail : automatisation des tâches de routine et des flux de travail, garantissant le bon déroulement des projets et des missions. Par exemple, Asana et Zapier.
• Opérations et processus : rationalisation des processus opérationnels répétitifs tels que la fabrication, l’emballage et les contrôles de qualité. Par exemple, Blue Prism.
• IT : automatiser la gestion des serveurs, les mises à jour logicielles et les contrôles de sécurité. Par exemple, Ansible.

De toute évidence, l’automatisation s’est infiltrée dans ce qui semble être tous les processus d’entreprise – il y a beaucoup de choix. Cependant, l’automatisation peut être coûteuse en termes de temps, d’argent et d’efforts. Les entreprises ne devraient automatiser que les processus répétitifs, sujets à l’erreur humaine et qui consomment beaucoup de temps et d’efforts sans apporter une grande valeur ajoutée stratégique.

Si l’automatisation d’un processus tel que la gestion des salaires est judicieuse pour une entreprise de taille moyenne dotée d’une équipe nombreuse, elle ne sera peut-être pas nécessaire pour un entrepreneur individuel qui fait appel à quelques travailleurs indépendants.

Il est essentiel que les entreprises se méfient de l’automatisation à outrance. Les tâches qui requièrent une créativité humaine, une prise de décision ou une touche personnelle doivent être surveillées de près, car leur automatisation peut nuire à l’expérience des clients ou créer un contenu générique. Il existe un juste milieu où l’automatisation apporte une valeur ajoutée et où d’autres tâches sont laissées aux membres compétents de l’équipe pour les perfectionner.

5 systèmes d’automatisation qui vous font gagner du temps et de l’argent

Voici 5 systèmes d’automatisation, pour différentes opérations commerciales, qui vous aideront à devenir plus efficace :

1. Zapier

Zapier connecte plus de 7 000 applications web, permettant aux entreprises d’automatiser des tâches répétitives sans avoir besoin de codage ou d’assistance d’un développeur.

En créant des flux de travail automatisés, connus sous le nom de Zaps, les entreprises peuvent rationaliser des choses comme :

• Ajouter des prospects à votre CRM et assurer un suivi.
• Planifier et publier du contenu sur plusieurs réseaux sociaux.
• Synchroniser les données entre des applications telles que Google Sheets et des outils de gestion de projet.
• Générer des tickets d’assistance à la clientèle et s’assurer que les réponses sont apportées dans les délais impartis.

2. Zendesk

Zendesk est une plateforme de service client complète conçue pour améliorer l’assistance et l’engagement des clients. Elle offre de nombreux outils, notamment un système de billetterie, un chat en direct, une base de connaissances et des outils d’analyse pour rationaliser les interactions avec les clients. Elle s’intègre à d’autres applications pour améliorer ses fonctionnalités, comme votre système CRM, votre outil de gestion de projet ou votre plateforme de commerce électronique.

Le système de billetterie de Zendesk conserve les demandes des clients provenant de divers canaux (e-mail, chat, réseaux sociaux et téléphone) dans un tableau de bord unifié, ce qui permet au personnel de gérer et de hiérarchiser efficacement les tickets. En outre, Zendesk vous permet de créer un centre d’informations et des forums communautaires auxquels les clients peuvent accéder, afin qu’ils puissent trouver leurs propres réponses et réduire le volume des demandes de renseignements des clients.

Les entreprises peuvent également utiliser Zendesk pour créer des déclencheurs qui automatisent des actions de routine (diriger des tickets, envoyer des notifications et mettre à jour l’état des tickets). Zendesk est donc particulièrement utile pour les équipes d’assistance à la clientèle, les entreprises de commerce électronique et les grandes organisations qui traitent de gros volumes de demandes de renseignements de la part de leurs clients.

Comme d’autres outils d’automatisation, l’efficacité de Zendesk permet de réduire les besoins en personnel supplémentaire et d’améliorer la satisfaction des clients. Toutefois, il peut s’avérer trop complexe pour les petites entreprises.

3. Mailchimp

Mailchimp est principalement reconnu pour ses capacités de marketing par courriel, qui permettent aux entreprises d’envoyer des messages attrayants et personnalisés aux abonnés de leur liste de diffusion.

Le Customer Journey Builder vous permet de créer des parcours marketing automatisés pour différents clients. De plus, les entreprises peuvent utiliser la segmentation, le ciblage comportemental et le suivi des campagnes pour améliorer les performances.

Les entreprises les mieux adaptées à l’utilisation de Mailchimp sont les petites et moyennes entreprises et les entreprises de commerce électronique. Cela est dû à son interface conviviale et à ses fonctions évolutives, qui le rendent adapté aux entreprises ayant des besoins marketing variés. Mailchimp s’intègre à diverses plateformes de commerce électronique, ce qui permet à ces entreprises d’automatiser les recommandations de produits et les courriels de suivi.

Le plan gratuit de Mailchimp permet aux utilisateurs d’envoyer jusqu’à 1 000 courriels par mois à 500 contacts, ce qui constitue une option gratuite pour l’automatisation de vos opérations de marketing par courriel. Toutefois, si vos listes de contacts s’allongent, les coûts peuvent augmenter. Il convient donc d’être prudent et de s’assurer que Mailchimp reste une solution rentable pour votre organisation.

4. SAP

SAP est l’un des principaux fournisseurs de logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP), qui intègrent divers processus de gestion dans les domaines de la finance, de la chaîne d’approvisionnement, des ventes, des ressources humaines, etc. Son principal produit (SAP S/4HANA) est conçu pour rationaliser les opérations et fournir des informations en temps réel pour faciliter la prise de décision.

Les systèmes ERP de SAP facilitent l’automatisation dans plusieurs domaines clés :

• Finances et comptabilité
• Ressources humaines
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Distribution et ventes

Les solutions ERP de SAP sont particulièrement utiles aux grandes entreprises, à celles qui ont des chaînes d’approvisionnement complexes et à celles qui souhaitent s’adresser à un public international. En tant que telles, elles peuvent être assez complexes, longues et coûteuses à mettre en place. Vous devez donc disposer du budget et de l’expertise technique nécessaires pour y parvenir. Toutefois, les grandes entreprises les mieux adaptées à SAP seront celles qui seront en mesure de relever ces défis initiaux.

Une fois la mise en place initiale terminée, SAP offrira les mêmes avantages que les autres systèmes d’automatisation : efficacité opérationnelle, augmentation de la productivité, accès instantané aux données commerciales actuelles et évolutivité. Comme pour tous ces outils, vous saurez quelle option choisir si vous connaissez les besoins spécifiques de votre entreprise.

5. Workday

Workday est une plateforme de gestion basée sur le cloud qui intègre les ressources humaines, les finances et les fonctionnalités de planification dans un système unifié. Conçue pour s’adapter à l’évolution des besoins des entreprises, Workday offre des outils permettant de rationaliser les opérations et d’améliorer l’agilité organisationnelle.

Les fonctionnalités de Workday sont les suivantes :

• Gestion du capital humain (HCM) : il s’agit d’un système unifié pour la gestion des effectifs mondiaux (y compris le recrutement, l’intégration, la gestion des talents et la paie).
• Gestion financière : outils de comptabilité, de gestion des dépenses, d’approvisionnement et de planification financière.
• Planification et analyse : des fonctions avancées d’analyse et de reporting vous permettent de prendre des décisions fondées sur des données et de vous adapter à l’évolution du marché.

Grâce à ces fonctionnalités, Workday est particulièrement intéressant pour :

• Les moyennes et grandes entreprises ayant des structures complexes et des besoins opérationnels importants.
• Les sociétés souhaitant moderniser leurs systèmes financiers et de ressources humaines.
• Les entreprises des secteurs de la finance, de la santé et de l’éducation qui ont besoin d’outils de conformité et de reporting robustes.

Workday peut s’adapter aux besoins de votre entreprise, en prenant en charge plus de 600 intégrations et en proposant des API pour des intégrations personnalisées. Cependant, Workday peut être plus cher que d’autres solutions et ses fonctionnalités étendues peuvent nécessiter une formation avant d’être utilisées en toute confiance.

Avant d’automatiser vos opérations

Avant d’automatiser les opérations de votre entreprise, vous devez tenir compte de certains éléments importants.

Tout d’abord, vous devez réfléchir aux tâches ou aux processus qui bénéficieraient le plus de l’automatisation. Comme nous l’avons mentionné précédemment, une automatisation trop poussée pourrait nuire à votre entreprise. Ensuite, demandez-vous si l’outil d’automatisation que vous choisissez peut s’intégrer aux systèmes déjà en place. Votre entreprise n’est peut-être pas en mesure de procéder à un bouleversement opérationnel de grande ampleur, c’est pourquoi toute nouvelle solution doit être soigneusement planifiée.

Lorsque vous avez décidé d’automatiser quelque chose, expliquez clairement pourquoi il faut le faire. S’agit-il d’une tâche répétitive ou sujette à des erreurs ? Cette automatisation correspondrait-elle à mes objectifs commerciaux ? Ensuite, écrivez en quoi exactement l’automatisation améliorera les choses. Si vos attentes sont claires, vous serez mieux à même d’analyser l’efficacité de l’outil.

Si vous optez pour l’automatisation, il est préférable de commencer modestement. De plus, vous devez vous assurer que le personnel se sent à l’aise avec l’outil. En dispensant une formation, vous vous assurerez que les opérations de votre entreprise nouvellement automatisée se déroulent sans heurts et de manière durable.

En conclusion

Les systèmes d’automatisation sont des outils puissants pour faire des affaires, vous permettant de rester compétitif et de vous concentrer davantage sur l’innovation et la satisfaction des clients.

Des outils tels que Zapier, Zendesk, Mailchimp, SAP et Workday offrent à votre entreprise de nombreux moyens de rationaliser toutes les opérations que vous souhaitez, ce qui contribue à accroître la productivité et à réduire les coûts.

Mais comme toute chose, les systèmes d’automatisation s’accompagnent d’une courbe d’apprentissage. Si vous avez besoin d’aide pour mettre en œuvre des automatisations, contactez-nous ici à purpleplanet.