Démystifier l’automatisation : comment les petites entreprises peuvent tirer parti de l’IA pour se développer

Les automatismes existent depuis un certain temps, mais ils deviennent de plus en plus intelligents et sophistiqués au fil des semaines. Ce qui est passionnant, c’est que ces progrès permettent aux petites entreprises de réduire considérablement leurs coûts d’exploitation.

Cet article se penche sur le monde des automatismes de l’IA et montre comment les petites entreprises peuvent les utiliser à leur avantage. Nous expliquerons le fonctionnement des automatismes, explorerons les outils que vous pouvez utiliser pour les créer et mettrons en évidence certains processus complexes qu’ils peuvent simplifier.

Que vous soyez novice en matière d’automatisation ou que vous cherchiez à approfondir vos connaissances, vous êtes au bon endroit.

Comment les petites entreprises peuvent bénéficier des automatismes

Les petites entreprises sont confrontées à un ensemble unique de défis, qui tournent souvent autour des contraintes de ressources, de l’élargissement des opérations et du maintien de la satisfaction des clients. Les automatismes pilotés par l’IA peuvent offrir des solutions puissantes à ces défis, permettant aux petites entreprises de fonctionner plus efficacement, de prendre des décisions fondées sur des données et d’améliorer l’expérience des clients.

Voici quelques exemples de la manière dont les automatismes pilotés par l’IA peuvent aider les petites entreprises à se développer :

1. Rationalisation des opérations

Les petites entreprises disposent souvent d’un personnel limité, ce qui rend difficile la gestion efficace de toutes les opérations.

L’IA peut automatiser les tâches de routine telles que la planification, la facturation et les réponses aux courriels. Les employés peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques. Par exemple, les chatbots d’IA peuvent traiter les demandes de renseignements de base des clients 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

2. Connaissance des clients et personnalisation

Comprendre et engager les clients de manière personnalisée, bien que très efficace, peut nécessiter beaucoup de ressources.

Les algorithmes d’IA peuvent analyser les données des clients pour identifier des modèles, des préférences et des comportements. Ces informations peuvent être utilisées pour personnaliser les messages marketing, recommander des produits et améliorer l’expérience client, ce qui se traduit par une augmentation de la fidélité et des ventes sans compromettre le temps d’un membre de l’équipe.

3. Gestion du marketing et des réseaux sociaux

Les petites entreprises n’ont peut-être pas les ressources nécessaires pour mener de vastes campagnes de marketing ou pour s’engager constamment sur les réseaux sociaux.

Les outils alimentés par l’IA peuvent automatiser la création de contenu, le ciblage des publicités et les posts sur les réseaux sociaux. Ils peuvent également analyser l’efficacité des différentes stratégies, aidant ainsi les entreprises à optimiser leurs efforts de marketing pour un meilleur retour sur investissement.

4. Automatisation des ventes et de la gestion de la relation client

La gestion des prospects et le maintien des relations avec les clients peuvent être accablants sans une équipe de vente dédiée.

L’IA peut aider à évaluer les prospects, à prédire quels clients sont les plus susceptibles de se convertir et à automatiser les communications de suivi. Les petites entreprises peuvent ainsi concentrer leurs efforts sur les opportunités les plus prometteuses.

5. Gestion financière

Le suivi des finances, y compris la facturation, la paie et la budgétisation, nécessite des efforts considérables et peut entraîner des erreurs s’il est effectué manuellement.

Les outils financiers pilotés par l’IA peuvent automatiser de nombreux aspects de la gestion financière, depuis la catégorisation des dépenses et la prévision des problèmes de trésorerie jusqu’à l’automatisation de la paie et la signalisation des transactions inhabituelles qui pourraient indiquer une fraude.

6. Optimisation de la chaîne d’approvisionnement

La gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement peut être complexe, avec des risques de surstockage ou de rupture de stock.

L’IA peut prévoir la demande avec plus de précision, optimiser les niveaux de stock et identifier les itinéraires de livraison les plus efficaces. Les petites entreprises peuvent ainsi réduire leurs coûts et améliorer la satisfaction de leurs clients grâce à des livraisons ponctuelles.

7. L’acquisition de talents et les RH

Recruter et conserver les bons talents est crucial, mais peut prendre du temps pour les petites entreprises.

Les outils RH d’IA peuvent automatiser certaines parties du processus de recrutement, de la sélection des CV à la programmation des entretiens. Ils peuvent également aider à identifier les niveaux d’engagement des employés et à prédire le roulement du personnel, ce qui facilite les stratégies de fidélisation du personnel.

Automatisations courantes

Les automatismes ne sont pas nouveaux. La plupart des entreprises utilisent déjà des automatismes de base, et ce depuis des années. Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des automatismes :

• L’autorépondeur de courrier électronique – il est utilisé pour envoyer des messages immédiats aux clients afin de confirmer les commandes, de les inscrire sur une liste de diffusion, d’accepter les demandes d’emploi et de répondre aux demandes de renseignements.
• Factures automatiques – de nombreuses entreprises génèrent des factures à l’issue d’une vente, en envoyant des reçus et des confirmations de commande.
• Mise en ligne sur les réseaux sociaux – depuis plusieurs années, les entreprises et les particuliers peuvent automatiser leur activité sur les réseaux sociaux, en fonction d’un calendrier qu’ils choisissent.
• Programmation et rendez-vous – Ce type d’automatisation est couramment utilisé lorsque les clients prennent des rendez-vous, qui sont directement inscrits dans le calendrier de l’entreprise. Les entreprises peuvent également automatiser les rappels de rendez-vous.

Automatisations complexes

Bien que ces automatisations courantes soient très utiles, les opérations automatisées peuvent devenir beaucoup plus créatives. L’avènement de plusieurs outils numériques et les progrès de l’IA ont permis aux automatisations de devenir plus complexes et de résoudre des problèmes plus importants pour les petites entreprises :

• Triage des demandes des clients – L’IA peut aider à analyser les demandes entrantes des clients, en les classant dans des groupes en fonction de l’urgence, du sujet et du sentiment. Cela permet d’affecter les tickets au membre de l’équipe approprié et de s’assurer que les problèmes graves sont traités rapidement.
• Gestion des stocks – des outils peuvent être mis en place pour surveiller les niveaux de stock, réorganiser automatiquement les produits et vérifier le coût des produits auprès de plusieurs fournisseurs afin d’obtenir le meilleur prix.
• Évaluation des prospects – les entreprises peuvent créer des systèmes qui évaluent automatiquement les prospects sur la base de critères tels que les données démographiques, le comportement et le niveau d’engagement. Les efforts de vente peuvent alors être concentrés sur les pistes les mieux notées.
• Conciliation financière – les outils d’automatisation peuvent recouper les détails des transactions (c’est-à-dire les relevés bancaires, les factures et les documents comptables). Ce processus permet de réduire les erreurs et de gagner beaucoup de temps.
• Intégration des employés – les nouveaux employés peuvent recevoir automatiquement des courriels de bienvenue et des informations sur la formation nécessaire.
• Tarification dynamique – les entreprises de commerce électronique peuvent utiliser des algorithmes qui ajustent automatiquement la tarification des produits en fonction de facteurs en temps réel (par exemple, la demande, la tarification des concurrents et les niveaux de stock).

Il existe littéralement d’innombrables façons d’utiliser l’IA et les automatismes. Quels que soient les problèmes opérationnels de votre entreprise, vous pourrez probablement créer une solution automatisée grâce à l’IA. Cependant, pour mettre en œuvre vos idées et créer des automatismes utiles, vous aurez besoin d’un outil.

Les meilleurs outils d’automatisation

Il existe plusieurs outils d’automatisation sur le marché, chacun ayant ses propres avantages et utilisations :

Zapier

Zapier est incroyablement populaire pour automatiser les flux de travail entre les applications web. Il connecte plus de 3 000 apps et permet aux utilisateurs de créer des automatisations (appelées « Zaps ») qui peuvent automatiser des tâches entre différentes apps sans avoir besoin de coder. Par exemple, vous pouvez créer un Zap pour enregistrer automatiquement les pièces jointes d’un courriel dans Dropbox ou ajouter de nouveaux contacts dans un système de gestion de la relation client.

IFTTT (If This Then That)

Similaire à Zapier, IFTTT est un autre service en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des chaînes de déclarations conditionnelles simples, connues sous le nom d’« applets ». Ces applets peuvent automatiser des tâches entre différents services et appareils connectés à internet. Il est couramment utilisé à des fins personnelles et professionnelles, comme la publication du même contenu sur plusieurs plateformes de médias sociaux ou l’automatisation des appareils de bureau intelligents.

OpenAI API

Les différents outils d’OpenAI permettent une grande créativité en matière d’automatisation. Une API de chat peut être entraînée sur des bases de données externes telles que les données sur les produits ou les clients de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez former un chatbot de service à la clientèle sur les produits de votre entreprise, en améliorant sa capacité à répondre aux questions.

Vous pourriez créer un assistant avec les produits d’OpenAI pour qu’il scrape régulièrement le web, par exemple pour des recherches sur la concurrence ou des informations sur les prix. Vous pourriez le charger de transcrire toutes vos réunions et de générer des résumés et des listes de tâches. Les possibilités sont infinies.

Microsoft Power Automate

Pour les utilisateurs de Microsoft, cet outil fait partie de la suite Microsoft 365 et permet de créer des flux de travail automatisés entre les applications Microsoft et divers services tiers. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent déjà des produits Microsoft et il peut aider à automatiser des tâches telles que la collecte de données, la synchronisation de fichiers et les notifications.

HubSpot

Principalement connu comme un logiciel de marketing, de vente et de service, HubSpot offre de puissantes fonctions d’automatisation au sein de sa plateforme CRM. Les entreprises peuvent automatiser les campagnes d’emailing,

les actions du pipeline de vente et les processus de service à la clientèle, ce qui facilite le maintien d’une communication cohérente avec les prospects et les clients.

Salesforce

Salesforce, l’une des principales solutions de gestion de la relation client, offre des fonctionnalités d’automatisation étendues dans les domaines de la vente, du service client, du marketing, etc. Ses outils d’automatisation, tels que Process Builder et Flow, permettent aux entreprises d’automatiser des processus commerciaux complexes sans avoir à écrire de code.

QuickBooks

Largement utilisé à des fins comptables, QuickBooks permet aux petites et moyennes entreprises d’automatiser divers processus financiers, notamment la facturation, les paiements et la paie. Cela réduit la saisie manuelle des données et aide les entreprises à gérer leurs finances plus efficacement.

Asana

Asana est un outil de gestion de projet qui permet aux équipes de collaborer plus efficacement. Il permet d’automatiser les tâches de routine au sein des projets, comme l’attribution de tâches aux membres de l’équipe en fonction des phases du projet ou le déclenchement de rappels pour les échéances, ce qui aide les équipes à rester sur la bonne voie et à se concentrer sur leur travail.

Slack

Bien qu’il s’agisse avant tout d’une plateforme de communication, Slack offre des fonctions d’automatisation grâce à ses intégrations et à ses bots. Ceux-ci peuvent automatiser les notifications pour les nouvelles tâches, émettre des alertes à partir d’autres applications, ou même faciliter des tâches simples directement dans Slack, améliorant ainsi la communication et la productivité de l’équipe.

Démystifier les automatisations : comment fonctionnent-elles réellement ?

L’automatisation consiste à utiliser la technologie pour effectuer des tâches avec une intervention humaine minimale. Cela peut aller de tâches simples, en une seule étape (comme l’envoi d’une réponse automatisée à un e-mail) à des flux de travail complexes, en plusieurs étapes (comme le traitement et l’exécution d’une commande du début à la fin).

Pour expliquer le fonctionnement des automatismes, décomposons-le en plusieurs parties plus compréhensibles :

1. Déclencheurs et actions

La plupart des automatismes fonctionnent selon le principe de base des déclencheurs et des actions. Un déclencheur est l’événement qui déclenche une automatisation. Par exemple, vous pouvez faire de la réception d’un e-mail le déclencheur de votre automatisation. Une action est ce que l’automate fait en réponse au déclencheur. L’envoi d’une réponse automatisée à l’e-mail reçu serait l’action.

2. Conditions et logique

Certains automatismes impliquent des conditions ou une logique qui déterminent le moment où une action doit se produire ou l’action à entreprendre. Les conditions sont des critères spécifiques qui doivent être remplis pour qu’une action se produise. Par exemple, un automatisme dans un système de gestion de la relation client (CRM) peut envoyer un courriel de suivi uniquement si le client n’a pas répondu dans les trois jours.

La logique implique une prise de décision plus complexe dans un automatisme, comme les instructions « si-alors ». Par exemple, si un client clique sur un lien dans un courriel, il faut lui envoyer un courriel de suivi contenant plus d’informations ; sinon, il faut lui envoyer un autre courriel l’encourageant à consulter le lien.

3. Intégration

Les automatisations impliquent souvent l’intégration de différents outils logiciels ou plateformes. Cela peut se faire par le biais d’API (interfaces de programmation d’applications) ou de plateformes d’automatisation telles que Zapier, qui proposent des intégrations prédéfinies. Par exemple, vous pouvez avoir une automatisation qui intègre votre outil d’email marketing avec votre système CRM pour mettre à jour les profils des clients en fonction de leurs interactions avec vos emails.

Vous pouvez également choisir d’intégrer une plateforme d’email marketing, un logiciel de comptabilité, des outils d’analyse, des outils de gestion de projet, et d’innombrables autres.

4. Automatisation des flux de travail

Certaines automatisations font partie de flux de travail plus importants, impliquant de multiples étapes, conditions et actions à travers différents outils et plateformes. L’automatisation des flux de travail est particulièrement utile dans les processus d’entreprise, où les tâches doivent passer d’une étape ou d’un service à l’autre avec efficacité et cohérence.

Par exemple, un magasin en ligne reçoit une nouvelle commande :

Une boutique en ligne reçoit une nouvelle commande. Voici un processus d’automatisation simplifié :

Déclencheur : Une nouvelle commande est passée sur le site web.

Action 1 : Le client reçoit un e-mail de confirmation de commande automatisé.

Action 2 : Les détails de la commande sont automatiquement envoyés au système de gestion des stocks pour déduire l’article acheté du stock.

Condition : Si le stock de l’article tombe en dessous d’un certain seuil, alors

Action 3 : Une demande de réapprovisionnement automatique est envoyée à votre fournisseur.

L’ensemble de ce processus minimise le besoin de saisie manuelle, réduit le risque d’erreurs et garantit une gestion efficace des clients et des niveaux de stock.

Le rôle de l’IA et de l’apprentissage automatique

Dans les automatismes plus avancés, l’IA et l’apprentissage automatique peuvent jouer un rôle important. Ils peuvent aider à comprendre les entrées en langage naturel, à prédire les résultats en fonction des données, à personnaliser les interactions avec les clients et même à prendre des décisions en fonction de critères prédéfinis.

Pour conclure

L’automatisation consiste à rendre les processus plus efficaces en permettant à la technologie de gérer les tâches routinières et répétitives. Cela permet aux humains de se concentrer sur des activités plus complexes, créatives ou stratégiques. Les automatisations peuvent être simples ou complexes, mais elles visent toutes à améliorer l’efficacité, la précision et la cohérence de diverses opérations.

Avec un peu de créativité, les petites entreprises peuvent optimiser toute une série d’opérations et se concentrer sur la croissance.