Asana vs ClickUp vs Trello

Vous vous intéressez au meilleur système de gestion de projet ? Dans cet article, nous comparons trois outils pour vous aider à faire votre choix.

La fin des courriels et des réunions ?

Une rumeur circule selon laquelle les systèmes de gestion de projet sont sur le point de remplacer les courriels et les réunions de travail. Certes, ces outils sont de plus en plus populaires, mais ils n’ont pas encore pris le dessus. Toutefois, de nombreuses entreprises reconnaissent leur valeur et abandonnent les processus de gestion de projet obsolètes.

On peut affirmer que les courriels sont un mauvais canal de communication professionnelle, car ils ne sont pas conçus pour la collaboration. Les fils de discussion trop longs peuvent être difficiles à suivre, il faut faire un gros effort pour rechercher une information, et les courriels ne sont pas adaptés à la mobilité.

En fait, sur 1 000 employés américains, 20 % ont déclaré être « submergés » par le nombre de courriels qu’ils reçoivent chaque jour. Au-delà des projets les plus simples, même les membres de petites équipes auront du mal à maîtriser les multiples fils de discussion.

En outre, une étude de 2019 a révélé que les réunions inutiles étaient la première cause d’improductivité sur le lieu de travail. De nombreux travailleurs sont fréquemment convoqués à des réunions pour discuter de sujets qui auraient pu être traités dans un simple système de messagerie électronique ou de gestion de projet.

Malgré ce besoin évident d’améliorer le processus de gestion de projet, les outils numériques ne sont pas aussi populaires qu’on le pensait. En 2020, une étude a révélé qu’un peu moins d’une entreprise sur quatre utilisait des outils numériques de gestion de projet.

Nous devons donc supposer que les 75 % restants utilisent encore la paperasse, Excel, les courriels et les réunions. C’est peut-être la raison pour laquelle, dans les organisations où la gestion de projet n’est pas une priorité appréciée, 67 % des projets échouent.

Il est clair que de nombreux employés, équipes et entreprises bénéficieront des outils numériques de gestion de projet. Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Qu’est-ce qu’un système de gestion de projet ?

Les systèmes de gestion de projet sont des logiciels conçus pour organiser et déléguer des tâches dans les domaines personnel et professionnel. Ils comportent plusieurs éléments clés : une structure hiérarchique allant des délégués aux délégataires, la planification de projets tels que la création de sous-tâches et de flux de travail, un espace pour discuter des processus et des procédures nécessaires à l’exécution des projets, et la possibilité d’informer les membres de l’équipe concernés des projets et des changements qui les affectent.

Les systèmes de gestion de projet offrent de nombreux avantages aux petites et grandes équipes :

• Une collaboration fluide et un travail d’équipe amélioré
• Une planification plus rapide et plus facile
• Contrôle continu de l’état d’avancement du projet
• Contrôle du budget
• Délégation et affectation des ressources aisées
• Espace centralisé pour le partage du travail et des ressources
• Suivi du temps

Les outils disponibles sur le marché aujourd’hui offrent différentes combinaisons de fonctionnalités et de degrés de personnalisation. La seule chose plus importante que d’avoir un système de gestion de projet est d’en avoir un qui fonctionne bien pour vous et vos besoins.

Alors, quel est celui qui vous convient le mieux ? Poursuivez votre lecture pour connaître les avantages et les inconvénients d’Asana, de ClickUp et de Trello. Vous découvrirez également leurs fonctionnalités, leurs plans tarifaires, leurs similitudes et leurs différences. Tout d’abord, nous aborderons les éléments clés à prendre en compte et les différences entre les outils :

Fonctionnalités

L’une des principales choses que vous voudrez savoir sur l’outil que vous avez choisi, ce sont les fonctionnalités qu’il propose. Il s’agit de toutes les choses que vous pouvez faire au sein de la plateforme pour faciliter votre flux de travail, la délégation, la collaboration, la productivité de l’équipe, etc.

Dans Asana, ClickUp et Trello, vous pouvez faire ce à quoi vous vous attendez : créer des tâches, des échéances et les assigner aux membres de l’équipe. Chacun de ces outils offre plusieurs vues de projet : tableaux, listes et calendriers, et chacun d’entre eux permet l’intégration d’autres applications utiles. Mais c’est la combinaison des fonctionnalités qui vous séduira.

Trello propose également des tableaux de bord et des cartes, tandis que ClickUp offre des cartes heuristiques et une chronologie. Dans la version gratuite d’Asana, l’affichage des projets se limite à des listes.

Si vous avez une grande équipe, vous vous attendez probablement à ce qu’un grand nombre de tâches soient créées sur l’outil de votre choix.

Si vous compariez les versions gratuites de Trello et de ClickUp, ou même de Trello et d’Asana, Trello n’arriverait pas en tête à cet égard. Dans les plans gratuits d’Asana et de ClickUp, vous pouvez créer un nombre illimité de tableaux de bord et de tâches. Cependant, dans la version gratuite de Trello, les utilisateurs sont limités à la création de 10 tableaux de tâches par espace de travail, ce qui n’est pas forcément idéal pour les grandes équipes. En outre, la version gratuite manque de fonctionnalités avancées, dont le prix augmente avec le nombre de membres de l’équipe.

Vous pouvez créer des éléments de liste récurrents dans les trois outils, ce qui permet d’alléger la pression causée par de nombreuses tâches routinières.

Les intégrations seront très importantes pour certains. Asana propose beaucoup plus d’intégrations que Trello, et ClickUp a plus de 35 ClickApps qui vous permettent de personnaliser l’expérience de vos équipes.

Vous pourrez intégrer le suivi du temps dans Asana et ClickUp, mais avec Trello, il est intégré. En ce qui concerne les factures des employés dans ClickUp, le temps suivi peut être aligné sur les factures pour assurer la continuité et le paiement correct.

Coût

Le coût du système de gestion de projet que vous avez choisi varie en fonction de ce que vous souhaitez. Deux facteurs principaux influenceront le plan que vous choisirez : le nombre d’employés de votre équipe et vos besoins en matière de stockage.

Avec Asana, vous pouvez utiliser jusqu’à 100 Mo par fichier, mais le stockage global est illimité, même avec la formule gratuite. Vous pouvez avoir jusqu’à 15 membres d’équipe avec la version gratuite, mais ce nombre devient illimité même avec l’offre la moins chère.

Le système de ClickUp convient aux équipes de toutes tailles et accueille un nombre illimité d’utilisateurs, même dans sa formule gratuite. La version gratuite dispose également d’une capacité de stockage de 100 Mo et d’une capacité de stockage illimitée à partir de la version la moins chère.

Trello est légèrement moins cher qu’Asana et ClickUp, mais pas de beaucoup. La version gratuite de Trello permet un nombre illimité de membres par équipe, mais chaque équipe est limitée à 10 conseils. La version gratuite limite les fichiers à 10 Mo, puis à 250 Mo pour les versions Standard, Premium et Enterprise.

Si vous avez une petite équipe et que vous souhaitez comparer les versions gratuites d’Asana et de Trello, Asana remportera probablement le titre de meilleure version gratuite. Il est simple et offre de nombreuses fonctionnalités remarquables.

Personnalisation et facilité d’utilisation

Entre Asana et ClickUp, ClickUp est l’option la plus personnalisable.

Asana et Trello sont tous deux très conviviaux et intuitifs. Ils surpassent tous deux ClickUp en termes de facilité d’utilisation. Cependant, ce n’est peut-être pas ce qui compte le plus pour vous.

ClickUp est un système de gestion de projet hautement personnalisable qui donne à ses utilisateurs un contrôle créatif total. Son grand nombre d’options de personnalisation peut être déconcertant pour certains nouveaux utilisateurs, mais il s’adresse certainement aux entreprises dont les activités sont plus importantes ou plus complexes.

En comparaison, la simplicité de Trello en fait un outil idéal pour les petites équipes et les petits projets. Ses possibilités de personnalisation sont limitées, mais il offre des arrière-plans et des autocollants personnalisés.

Objectifs et organisation

La hiérarchie de ClickUp permet de créer de nombreux Espaces de travail et Espaces pour un fonctionnement bien organisé et un suivi simple de l’avancement du projet. ClickUp vous permet d’automatiser certaines procédures, afin que vous n’ayez pas à vous concentrer sur les tâches routinières.

ClickUp vous permet de fixer des objectifs et de les suivre de différentes manières. Il peut s’agir d’objectifs numériques ou d’un système vrai/faux. Vous pourrez voir tous vos objectifs en un seul endroit et attacher des projets et des tâches à chacun d’entre eux.

Trello propose des fonctions d’organisation intéressantes, telles que la possibilité de classer les tableaux par ordre alphabétique. En outre, son système no-code fait changer les tâches de couleur à l’approche de leur échéance.

Malheureusement, Trello ne permet pas de créer des étiquettes globales, des feuilles de route ou des liens entre les cartes et les objectifs. Par conséquent, si vous souhaitez suivre des objectifs et des buts, il est préférable d’utiliser ClickUp.

Sur ClickUp, vous pouvez créer des emplacements différents pour les différents départements, afin que tout soit au bon endroit. Trello n’offre pas de vue unifiée du travail des membres de l’équipe, ce qui n’est pas le cas des autres outils. La console d’administration d’Asana permet aux administrateurs d’avoir un aperçu de l’organisation, notamment des performances des utilisateurs.

Sécurité

En termes de sécurité, Asana et Trello sont tous deux conformes aux règles de confidentialité SOC et GDPR ; toutefois, Trello propose une authentification par élément sur tous ses plans pour une couche de sécurité supplémentaire.

ClickUp propose des autorisations pour les invités et les utilisateurs, ainsi que des vues privées, protégées et par défaut, afin de renforcer les niveaux de confidentialité au sein des entreprises et des départements.

Fonctionnalités diverses

Les systèmes de gestion de projet sont dotés de quelques fonctions supplémentaires. Elles ne sont pas celles que vous attendez, mais certaines sont étonnamment agréables et vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer !

Il n’y a aucune raison pour que vous ayez besoin d’un système aussi compliqué que ClickUp pour des tâches personnelles. Si l’on compare ClickUp à Trello, Trello l’emporte sans conteste en termes d’utilisation personnelle :

Par exemple, vous pouvez créer des listes de lecture avec Trello. Vous pouvez même classer vos livres de différentes manières : à lire, lus, terminés ou par genre. Cela montre que les outils de gestion de projet ont une valeur qui dépasse le cadre professionnel. Ils peuvent également nous aider à organiser notre vie personnelle.

Trello se distingue également des autres outils par sa capacité à suivre vos finances et vos dépenses. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez organiser vos projets en tenant compte non seulement de la charge de travail, mais aussi des coûts.

Malheureusement, les fonctionnalités de Trello sont limitées lorsque vous êtes hors ligne, ce qui n’est pas le cas d’Asana et de ClickUp.

Asana, ClickUp et Trello sont tous compatibles avec les systèmes iOS et Android.

Si vous êtes partagé entre ClickUp et Asana, et que votre priorité est d’attribuer des tâches détaillées à votre équipe sans avoir recours aux courriers électroniques et aux réunions, Asana peut vous aider. Dans Asana, vous pouvez créer des modèles de fiches de tâches. Ainsi, lorsque l’un des membres de votre équipe crée une tâche, il peut se référer au modèle pour définir précisément ses attentes. Dans votre modèle, vous pouvez inclure tous les aspects de la tâche que toute personne assignée doit connaître.

Avantages et inconvénients

Asana

Lancé commercialement en 2012, Asana compte plus de 100 000 organisations payantes et des millions d’équipes qui l’utilisent. Il est réputé pour sa facilité d’utilisation, en particulier pour les nouveaux utilisateurs. Son offre gratuite comprend tout ce dont une personne seule ou une petite équipe a besoin, ce qui en fait une option rentable.

ClickUp

Fondée en 2017, ClickUp est un système de gestion de projet qui offre une individualisation complète pour chaque équipe qui l’utilise. Cette caractéristique le rend très attractif pour les entreprises dont les flux de travail et les projets sont nombreux ou compliqués.

Trello

Trello est un outil de gestion des tâches de type Kanban créé en 2011. De nombreuses personnes sont fans de cet outil pour son approche visuelle de la supervision des projets. Trello est également idéal pour une utilisation personnelle et pour les entreprises.

Pour conclure

Il ne fait aucun doute qu’un système de gestion de projet est indispensable pour mener à bien les nombreuses tâches et projets liés à la gestion d’une entreprise. La question est de savoir lequel vous allez choisir.

Si vous hésitez encore et que vous souhaitez tester chacun d’entre eux avant de faire votre choix, il n’y a pas de mal à les essayer tous gratuitement avant de décider lequel vous préférez. Ces trois outils présentent des caractéristiques intéressantes pour tous les types d’entreprises.

En résumé, les outils de gestion de projet aident les entreprises à regrouper toutes leurs tâches en un seul endroit, à coordonner les équipes et à suivre l’évolution de chaque tâche. Ces outils numériques pourraient bien représenter l’avenir de la gestion de projet – alors, qu’attendez-vous ? Rationalisez les flux de travail de votre entreprise avec votre outil préféré dès aujourd’hui.